Créer un document (devis, facture, BDC ou BL)

Les différents types de documents commerciaux

KPulse vous permet de créer différents documents pour votre gestion commerciale.

Les devis 👉

Il s'agit d'un document commercial rédigé par un prestataire, un fournisseur ou un entrepreneur à destination d'un potentiel client. Y figurent les informations chiffrées relatives à une prestation de bien, de produit ou de service. Le devis est une démarche commerciale courante et souvent obligatoire qui n'engage pas le client. La proposition n'est juridiquement acceptée que si le client signe le document. Il devient alors un contrat qui lie officiellement les deux parties.

Les factures 👉

Une facture est un document commercial, comptable et juridique qui atteste d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Une facture liste les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la quantité et les conditions d’achats et/ou de ventes.

Les bons de commande 👉

Un bon de commande est un document de vente conclu entre le vendeur et l'acheteur. Il indique aux deux parties tous les éléments et modalités de vente. Le BDC permet au vendeur et à l'acheteur de prouver leurs engagements. Le bon de commande est généralement utilisé lorsqu'une entreprise souhaite vendre des marchandises ou des matières premières. En ce qui concerne la prestation de service, il est plutôt recommandé de proposer des devis.

Les bons de livraison 👉

Le bon de livraison ou BL est un document rattaché à une livraison. Établi par le fournisseur et s’adressant à son client, il prouve que la livraison de la marchandise a effectivement eu lieu et que la marchandise livrée est conforme à la commande préalablement établie.

Créer un document dans KPulse

Passons maintenant à la pratique, comment créer un document commercial dans votre logiciel de gestion ?

Se rendre sur le formulaire

Si votre application comporte plusieurs modules, utilisez le sélecteur de module en haut à gauche de votre écran pour vous rendre dans la section CRM / Ventes.

Ensuite dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le menu correspondant au document que vous souhaitez créer (Liste des devis, liste des factures, etc)

Pour finir, cliquez sur le bouton "nouveau" en haut à droite de la liste.

Choisir un client ou un prospect

Utilisez le sélecteur de tiers en haut du formulaire afin de choisir à qui s'adresse votre nouveau document.

Le bouton 🔎 vous permet de parcourir la liste de vos clients et le bouton ➕ vous permet de créer une nouvelle fiche client sans quitter le formulaire de création de devis. Lorsque vous saisissez du texte dans le champ de recherche, les clients correspondants s'affichent. Il vous suffit de cliquer sur un résultat pour le choisir.

Compléter les informations de facturation

Après la sélection d'un client, les adresses de facturation et de livraisons se remplissent automatiquement si une adresse a été enregistrée pour ce client. Si l'adresse remplie automatiquement ne vous convient pas, vous pouvez la modifier ou en choisir une autre en cliquant sur le bouton ✏. Vous pouvez ensuite définir un objet pour votre document et choisir une date de validité.

Ajouter des lignes de document

Il faut maintenant ajouter des lignes de document à votre document. Le bouton "Ajouter un produit" vous permet d'ajouter une nouvelle ligne de document.

Le sélecteur de la colonne "Produit" vous permet au choix de sélectionner un produit de votre catalogue, cela permet de remplir automatiquement la description, l'unité, la quantité, le prix et la TVA. Ou bien vous pouvez rentrer une nouvelle référence produit en la saisissant dans le sélecteur et en cliquant sur le résultat correspondant. Le bouton "Ajouter un texte" vous permet d'ajouter un titre ou un paragraphe au milieu de votre devis.

Note concernant les remises : Pour faire une remise sur votre devis vous pouvez entrer une remise différente à chaque ligne ou bien utiliser le champ remise en dessous de la dernière ligne de devis.

Enregistrer le document

Pour sauvegarder votre document il suffit de cliquer sur le bouton "Valider" en bas à droite de votre écran.

Vous pouvez maintenant imprimer votre devis ou l'envoyer par e-mail. Retrouvez toutes les actions possibles dans le menu d'action en haut de votre écran.