Le format de référence par défaut pour les factures ne vous convient pas ? Vous pouvez le changer.
Attention, vous n'avez pas le droit de changer le format de référence de vos factures en cours d'exercice. Effectuez cette opération avant de commencer à facturer, ou avant le début d'un nouvel exercice.
Se rendre sur la page de configuration
Dans le coin en haut à gauche, cliquez sur le sélecteur de section.
Allez dans la section "Paramètres".
Dans le menu latéral, cliquez sur
"CRM / Ventes" puis
"Documents (tous)".
Dans l’onglet “Paramètres”, deux champs nous intéressent.
Format
Format référence permet de choisir le format des références pour vos documents de vente.
Par exemple le format “Année(2 chiffres), Mois, Index du document” fera apparaître les 2 derniers chiffres de l’année courrante, le numéro du mois, et le numéro de facture.
Si la première facture est réalisée en juin 2020, sa référence sera : 20060001.
Prenons maintenant comme exemple le format “Année(4 chiffres), Mois, Index du document sur l’année”. Ce format affichera l’année, le numéro du mois, puis l’index du document par rapport à l’année courrante! C’est à dire que l’index repartira à 0 tous les ans.
Si la première facture est réalisée en janvier 2020, sa référence sera : 2020010001.
Nombre de numéros
Ce champ permet de choisir le nombre de numéros affichés pour l’index des factures dans la référence. Par exemple avec 5 numéros, la première référence aura pour index 00001 au lieu de 1.
Préfix par document
De retour dans le menu latéral gauche, vous retrouvez des menus correspondant aux différents types de document, cliquez sur celui que vous souhaitez paramétrer.
Ici, vous pouvez choisir des préfixes. Par exemple D pour Devis et F pour facture.
Décalage des numéros
Le champ “Décalage des numéros” présent pour chaque type de document permet de décaler l’index, et de commencer à X au lieu de commencer à 1. Ce champ doit être configurés une seule fois, lorsque vous facturez la première fois sur KPulse, si vous souhaitez une continuité par rapport aux numéros de facture de votre ancien logiciel.
Toutefois, il n’est pas obligatoire d’avoir cette continuité lorsque l’on change de logiciel de facturation.